Contenu des livres et des dossiers

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NO-3800-20-001
Type : Note d’orientation
Étiquette(s) :
Guidance

Personne(s)-ressource(s) :

Darshna Amin
Avocate principale aux politiques, Politique de réglementation des membres
Téléphone :
Courriel :
Catherine Drennan Manager
Chef de l’information financière, Politique de réglementation des membre
Téléphone :
Courriel :

Récapitulatif

La Règle 3800 stipule que le courtier membre (le courtier) doit tenir des livres et des dossiers adéquats aux fins de la piste d’audit et de la préparation des rapports, ainsi qu’aux fins de conformité. La tenue de livres et de dossiers adéquats est aussi une pratique prudente des affaires permettant de gérer les risques liés aux activités du courtier. La présente note d’orientation décrit ce que l’OCRCVM considère comme des livres et dossiers « adéquats » dans le contexte de la Règle 3800.

  1. Dossiers à conserver et communications avec le client

La présente section fournit des indications sur ce que devraient contenir certaines parties des livres et dossiers du courtier. Ces indications sont présentées selon l’article correspondant de la Règle 3800. 

  1. Relevés de compte de clients (article 3808)

Les relevés mensuels et trimestriels devraient comprendre les renseignements suivants : 

  • le solde reporté du relevé mensuel ou trimestriel précédent;  
  • les écritures portées au compte depuis la date du dernier relevé; 
  • le solde de clôture et les positions sur titres dans le compte à la date du relevé; 
  • le détail des titres en garde faisant partie de la position sur titres de clôture.
  1. Rapport sur le rendement (article 3810)

L’information combinée sur le rendement qui figure dans le rapport sur le rendement devrait être établie en fonction de ce qui suit :

  • les positions sur titres et sur d’autres produits de placement dans les comptes d’un client que le courtier détient pour le client en tant que prête-nom ou sous forme matérielle au nom du client; 
  • les positions du client détenues dans des lieux externes, soit sous forme d’inscription en compte, soit sous forme matérielle au nom du client :
    • sur des titres émis par un plan de bourses d’études, un organisme de placement collectif ou un fonds d’investissement qui est un fonds de travailleurs ou une société à capital de risque de travailleurs constitué sous le régime d’une loi applicable du Canada, lorsque le courtier ou le conseiller est inscrit à titre de courtier ou de conseiller du client dans les registres de l’émetteur ou du gestionnaire de fonds d’investissement de celui-ci; 
    • sur tout autre titre ou produit de placement pour lesquelles le courtier membre reçoit des paiements périodiques de l’émetteur, du gestionnaire de fonds d’investissement de l’émetteur ou d’une autre partie relativement au titre ou autre produit de placement appartenant au client;
  • sous réserve des exceptions décrites ci-après.

Si la valeur marchande courante d’une ou de plusieurs positions dans le compte du client ne peut être établie, ces positions devraient être considérées comme n’ayant aucune valeur dans le calcul du rendement cumulatif du compte. Dans un tel cas, il faudrait indiquer dans le rapport sur le rendement que la valeur de certaines positions a été établie à zéro aux fins du calcul du rendement du compte, et en donner la raison.

Si plusieurs comptes du client comportent les mêmes objectifs de placement, le courtier peut proposer au client de lui fournir un rapport consolidé sur le rendement de ses comptes en portefeuille (c’est-à-dire la consolidation des positions et des soldes créditeurs ou débiteurs de l’ensemble des comptes du client). Si le client accepte cette proposition, le courtier n’est pas tenu de lui fournir l’information sur le rendement de chaque compte compris dans le rapport portant sur l’ensemble du portefeuille.

  1. Dossier des ordres (article 3815)

Dans cet article, le terme « instruction » comprend les instructions transmises entre les associés ou administrateurs du courtier et les employés de celui-ci. Le terme « heure de saisie » s’entend de l’heure à laquelle le courtier transmet l’ordre ou l’instruction aux fins d’exécution ou, en l’absence d’une telle transmission, l’heure à laquelle l’ordre ou l’instruction a été reçu. 

Le terme « heure de saisie » fait aussi référence à la date et à l’heure auxquelles l’ordre a été créé ou reçu par le courtier, et à celles auxquelles l’ordre a été transmis au marché conformément au Règlement 23‑101 sur les règles de négociation et aux Règles universelles d’intégrité du marché (RUIM) de l’OCRCVM.

  1. Avis d’exécution (article 3816)

Lorsque l’avis d’exécution contient une mention indiquant que le nom de la personne physique, de la personne morale ou du représentant sera révélé au client si celui-ci en fait la demande, il est possible d’identifier la personne en question au moyen d’un code ou d’un symbole dans l’avis d’exécution écrit. 

  1. Dossiers sur les positions 

Le courtier peut tenir des dossiers distincts pour les positions sur titres de capitaux propres, sur titres de créance et sur dérivés.

  1. Comptes à cours moyen ou comptes d’accumulation

La présente section traite des comptes dans lesquels le courtier accumule des positions afin de fournir au client un cours moyen d’exécution.

  1. Saisie d’un ordre sur un marché pour l’opération de dénouement

Si le courtier a un ordre ferme et horodaté d’un client sur un titre et accumule des positions sur celui-ci dans son portefeuille-titres à des fins administratives uniquement, le transfert des positions au client ne doit pas être saisi sur un marché. Il n’y a aucun changement dans la propriété véritable du titre puisque le client en est le propriétaire véritable en tout temps. 

Si le courtier accumule des positions suivant une indication d’intérêt de la part d’un client, ou en fonction d’un ordre conditionnel dont la condition n’a pas encore été remplie (p. ex. un ordre « tout ou rien »), le client n’est nullement obligé d’acheter le titre. Dans ce cas, un ordre devrait être saisi sur un marché pour l’opération de dénouement effectuée en faveur du client parce que le courtier s’expose à un risque pendant qu’il détient les positions (le client n’étant pas le propriétaire véritable du titre pendant que ce dernier est détenu dans le portefeuille-titres du courtier). Si le marché a fluctué, le courtier ne devrait pas utiliser un compte d’erreurs pour dénouer la position en faveur du client. 

  1. Avis d’exécution remis au client

Il est préférable de remettre au client un avis d’exécution pour chaque opération effectuée. Si le client demande un seul avis d’exécution, celui-ci peut indiquer la date des opérations comme étant la date du transfert au client, même si le cours moyen indiqué pour les opérations semble s’écarter des cours qui prévalaient sur le marché au moment des opérations.  

Quel que soit le processus utilisé, le courtier devrait conserver des dossiers sur chaque opération effectuée et sur le transfert au client. Ces dossiers devraient être accessibles au client et au personnel de l’OCRCVM s’ils en font la demande.

  1. Remise en garantie des produits de placement du client

Le courtier devrait examiner soigneusement toute entente aux termes de laquelle des produits de placement du client sont remis en garantie à une institution financière prêteuse, afin de s’assurer que les produits en question sont bien indiqués sur le relevé remis au client et consignés dans les registres des titres du courtier. 

  1. Achats sur marge effectués par le client

Le courtier peut financer les achats sur marge d’un client en contractant un emprunt à vue directement auprès d’une banque et en utilisant la partie impayée des produits de placement du client en garantie de l’emprunt. En vertu des Règles de l’OCRCVM, le relevé de compte du client devrait indiquer les opérations sur titres, le solde en espèces et les positions-titres du client qui sont détenues en dépôt fiduciaire ou autrement. Le registre des titres du courtier devrait indiquer le lieu de détention de tous les produits de placement détenus pour le compte du client, y compris ceux qui ont été fournis en garantie à la banque.

  1. Emprunts bancaires personnels et garanties du client 

Lorsqu’un client donne l’instruction de transférer un produit de placement de son compte à une banque en garantie d’un emprunt personnel, d’une hypothèque ou d’un autre type d’emprunt et que le courtier n’a plus la garde du produit en question, ce dernier n’est plus sous le contrôle du courtier et ne devrait plus être indiqué comme une position-titres dans le compte du client ni dans les registres des titres du courtier. 

Lorsqu’un courtier, un client et une banque signent une convention de prêt tripartite aux termes de laquelle le produit de placement (qui est sous le contrôle du courtier) ne peut être retiré du compte du client sans le consentement écrit préalable de la banque, la position-titres devrait être inscrite au nom du client dans les livres et dossiers du courtier. Ce type de convention sert principalement à simplifier les déclarations fiscales du courtier concernant les positions-titres du client.

  1. Renseignements complémentaires

Le courtier devrait conserver des pièces justificatives suffisamment détaillées pour permettre à l’OCRCVM de vérifier l’exactitude des rapports financiers réglementaires qu’il dépose. Ces pièces devraient notamment comprendre ce qui suit :  

  • la balance de vérification (grand livre général et grands livres auxiliaires relatifs aux clients, aux courtiers et au portefeuille-titres du courtier);
  • les états de compte;
  • les rapports de compensation;
  • les rapports d’exception et les rapports sur les paiements en souffrance;
  • les rapports sur les stocks et la marge utilisée par les clients;
  • les rapports d’intérêts et de dividendes;
  • les dénombrements de titres et les feuilles de rapprochement;
  • les rapports de contrôle portant sur la détention en dépôt fiduciaire;
  • le registre des positions-titres;
  • les documents de travail requis pour étayer le calcul quotidien ou hebdomadaire du capital et les contrôles liés au système du signal précurseur.
  1. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

  • Règle 3800
  1. Documents connexes 

La présente note d’orientation est aussi publiée dans l’Avis d’approbation/de mise en œuvre 20-0007 – Avis d’approbation/de mise en œuvre – Projet d’examen des notes d’orientation du groupe 1.